En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los desarrollen, son responsables conjuntos del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la aplicación que administra el programa “Continentals“:

• Wiedii S.A.S., identificada con NIT 901.224.228-2, representada legalmente por Andrés Mauricio Gutiérrez Ovalles.
• Kruw S.A.S., identificada con NIT 901.822.691-5, sociedad del mismo grupo empresarial de Wiedii S.A.S., titular del edificio y ecosistema comercial “Kruw” en el que opera el programa. Ambas sociedades tienen domicilio en Cúcuta, Norte de Santander, en la Avenida 0 # 21-38, Barrio Blanco; teléfono +57 324 551 0539; correo contacto@kruw.co.

Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S. actúan como responsables conjuntos porque ambas participan en la definición de las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales del programa Continentals. En consecuencia, el Titular puede dirigir indistintamente ante cualquiera de las dos sus consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con sus datos personales, sin que ello exima a la otra de sus obligaciones legales como responsable. 

Alcance y descripción general del programa Continentals

“Continentals” es el programa de fidelización y cashback del ecosistema comercial, mediante el cual los clientes acumulan un porcentaje del valor de sus compras en los negocios aliados en forma de “Continentals” (moneda interna representada en billetes físicos con código único), redimibles únicamente dentro de la red de negocios participantes. El programa opera a través de varios canales: 

1. Un número de WhatsApp Business por el cual el cliente inicia el contacto y recibe notificaciones.
2. Una página web, a la que se llega mediante un enlace enviado por WhatsApp, donde el cliente toma la foto de su factura y, la primera vez, crea su cuenta.
3.  Un panel web interno mediante el cual el personal de Kruw registra clientes y facturas, incluido el registro presencial con una gestora. 
4.  El correo electrónico, usado para confirmar la cuenta del cliente mediante un código de verificación. En esta política, toda referencia a “la aplicación” o “el programa” corresponde al conjunto de estos canales. La presente política aplica a los datos personales tratados a través de ellos, y cobija, al menos, las siguientes categorías de titulares:

• Negocios aliados y sus representantes legales: personas naturales que, actuando en nombre de una empresa arrendataria u operadora dentro del edificio Kruw, suscriben la Carta de Compromiso, Vinculación y Aceptación de Términos del Programa Continentals para vincular a su negocio como aliado.
• Clientes o consumidores: personas naturales que inician contacto por WhatsApp, crean una cuenta en la página web de Kruw y cargan facturas de los negocios aliados para acumular y redimir Continentals.
• Gestoras y personal de Kruw: colaboradores que registran clientes y facturas en el panel interno, emiten, firman, sellan y validan los billetes de Continentals, y administran el registro y auditoría de las transacciones.

El número oficial de WHATSAPP del programa es el +57 301 756 7764, operado a través de la plataforma WHATSAPP Business de Meta Platforms, Inc.

Definiciones clave

Para efectos de esta política, y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, se entiende por:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (negocio aliado/representante legal, cliente o colaborador de Kruw, según corresponda).
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, en este caso Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta del responsable, realiza el tratamiento de datos personales. En el programa Continentals actúan como encargados, entre otros: Meta Platforms, Inc. / WhatsApp Ireland Limited, Google y Amazon Web Services.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, cómo acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Wiedii S.A.S. y/o Kruw S.A.S. en el marco del programa Continentals.

Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados a través de los canales mediante los cuales opera el programa Continentals (WhatsApp, página web, panel interno y correo electrónico) serán tratados para las siguientes finalidades:

Respecto de los negocios aliados y sus representantes legales:

• Verificar la identidad del representante legal (nombre y cédula de ciudadanía) y los datos de la empresa (razón social y NIT) para tramitar su vinculación como negocio aliado.
• Administrar la suscripción de la Carta de Compromiso, Vinculación y Aceptación de Términos, incluida la firma física o electrónica.
• Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos del programa (emisión de soportes de transacción, aceptación de Continentals como medio de pago, entre otros) y gestionar la exclusión del programa en caso de incumplimiento.
• Publicitar y divulgar el programa Continentals, incluido el negocio aliado, únicamente con fines promocionales, conforme a la autorización otorgada en la Carta de Compromiso.

Respecto de los clientes o consumidores:

• Administrar el perfil y el saldo acumulado de Continentals de cada cliente, incluido el registro de emisión, extracción y redención de billetes identificados con código único de serie.
• Procesar la redención de Continentals en los negocios aliados y conciliar los saldos correspondientes.
• Validar la factura cargada por el cliente mediante un servicio automatizado de lectura (OCR) que extrae el comercio, la fecha, el número y el valor, como insumo para que el personal de Kruw revise y decida su aprobación o rechazo; ninguna factura suma Continentals sin esa aprobación.
• Enviar al cliente, por WhatsApp, avisos operativos sobre el programa (por ejemplo, la vinculación de su chat a su cuenta, la aprobación o el rechazo de una factura, y la anulación de un billete) y por correo electrónico, los códigos de verificación de su cuenta. El programa no envía mensajes promocionales ni publicitarios por WhatsApp; si Kruw decide implementarlos en el futuro, se solicitará una autorización específica y separada para ese fin.
• El programa no entrega los datos de contacto de los clientes a los negocios aliados para fines de mercadeo; si Kruw decide hacerlo en el futuro, se solicitará una autorización específica y separada para ese fin.

Respecto de la operación del programa en general:

• Validar la autenticidad de los billetes (firma y sello de la gestora, código único) y llevar el registro de billetes inválidos, alterados o rechazados, para efectos de auditoría y seguridad.
• Realizar la conciliación financiera mensual entre Kruw y los negocios aliados, incluida la aplicación de los Continentals recibidos como descuento sobre las obligaciones que el negocio tenga con Kruw.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos de los titulares, y dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas del programa.
• Mantener registros técnicos de las acciones del personal de Kruw sobre el programa, para fines de auditoría y trazabilidad.

Datos personales objeto de tratamiento

Los canales a través de los cuales opera el programa Continentals tratan, entre otros, los siguientes datos personales:

• Datos de identificación: nombres completos y número de cédula de ciudadanía del representante legal del negocio aliado que suscribe la Carta de Compromiso.
• Datos de la empresa vinculada: razón social y NIT del negocio aliado.
• Datos de clientes: nombre completo, correo electrónico, tipo y número de documento de identidad, número de teléfono asociado a WHATSAPP y contenido de los mensajes que el cliente envía por ese canal.
• Foto de la factura: imagen de la factura de venta cargada por el cliente, junto con los datos impresos en ella, leídos mediante un servicio automatizado de reconocimiento óptico (OCR) y validados por el personal de Kruw.
• Datos transaccionales: historial de compras relevantes para el cálculo del cashback, saldo acumulado de Continentals en el perfil del cliente, código único de serie de cada billete emitido, extraído o redimido, y registro de billetes rechazados o inválidos.
• Firma: física o electrónica, para la aceptación de la Carta de Compromiso y para la validación de los billetes por parte de las gestoras de Kruw.
• Documentación y material aportado para divulgación: documentos e imágenes que el negocio aliado entrega para la promoción del programa.
• Datos del personal de Kruw: nombre, correo electrónico, rol y registro de las acciones que realice en el panel de gestión del programa.
• Registros técnicos de seguridad: registros (logs) generados por los sistemas que soportan el programa para fines de seguridad, trazabilidad y auditoría.

La aplicación NO solicita, dentro de lo descrito en los documentos base del programa, datos sensibles.

Autorización de uso del material de divulgación

Al suscribir la Carta de Compromiso, Vinculación y Aceptación de Términos, el representante legal del negocio aliado, en su calidad de titular de los derechos morales y patrimoniales sobre el material que aporte, autoriza a Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S. a publicitar y distribuir dicho material por cualquier medio, únicamente con fines promocionales y de divulgación del programa Continentals. Dicha autorización se entiende otorgada con la sola suscripción de la Carta.

Esta autorización no implica transferencia de los derechos de autor sobre el material aportado. El negocio aliado garantiza ser propietario integral de los derechos de explotación del material que entrega y que este se encuentra libre de gravamen, limitación o disposición que impida autorizar su uso, y se compromete a mantener indemnes a Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S. frente a cualquier reclamación de terceros por infracción a la normatividad de propiedad intelectual.

Cuando el material aportado incluya imágenes en las que sea identificable una persona natural (por ejemplo, fotografías del representante legal o de colaboradores del negocio), dicho material constituye además un dato personal y su uso queda sujeto a las mismas finalidades de divulgación y promoción descritas en esta política.

Derechos de los titulares y procedimiento para ejercerlos

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tratados en el marco del programa Continentals tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante los responsables.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Procedimiento: el Titular puede ejercer estos derechos mediante solicitud dirigida a Kruw S.A.S., a través del canal indicado, indicando: 

1. Nombre completo e identificación del solicitante.
2. Descripción clara y precisa de los datos frente a los cuales se busca ejercer el derecho.
3.  Documentos que soporten la solicitud, si aplica. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales previa comunicación al Titular; los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Adicionalmente, y por exigencia de la plataforma de WhatsApp Business, el Titular podrá solicitar la eliminación de sus datos personales escribiendo al correo contacto@kruw.co con el asunto “Eliminar mis datos”. Esta solicitud se tramitará conforme al mismo procedimiento y términos descritos en este numeral.

Procedimiento para consultas y reclamos (PQR)

Las consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales en el programa Continentals podrán presentarse al correo contacto@kruw.co.

Toda solicitud será registrada, y el responsable que la reciba dará trámite interno con el otro responsable conjunto cuando la naturaleza de la solicitud así lo requiera. Si la solicitud está incompleta, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al interesado.

Área responsable de la protección de datos

El área designada como responsable interno de la protección de datos personales del programa Continentals será el área administrativa de Wiedii S.A.S.

Medidas de seguridad

Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S. implementarán las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Control de acceso a la aplicación y a las bases de datos del programa, restringido al personal autorizado según su rol (gestoras, área financiera, negocios aliados).
• Trazabilidad de cada billete de Continentals mediante su código único de serie, que permite auditar su emisión, redención y estado (válido, rechazado o inválido).
• Resguardo de las bases de datos de clientes y negocios aliados mediante controles de confidencialidad e integridad de la información.
• Capacitación al personal de Kruw involucrado en la validación de billetes sobre el manejo adecuado de la información de los titulares.
• El canal de WhatsApp cuenta con el cifrado propio de dicha plataforma; no obstante, Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S. no controlan la infraestructura de WhatsApp/Meta, por lo que la seguridad de esa parte del tratamiento depende de las políticas del proveedor.
• Las fotografías de facturas y sus copias de seguridad se almacenan en la infraestructura de Amazon Web Services (AWS), sujeta a los controles de seguridad propios de ese proveedor.
• El servicio de lectura automatizada de facturas (Google) procesa la imagen únicamente para extraer los datos necesarios de validación.

Transmisión y transferencia de datos

Los datos personales tratados en el programa Continentals podrán ser compartidos entre Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S., en su calidad de responsables conjuntos, para las finalidades descritas en esta política.

El programa no entrega los datos de contacto de los clientes a los negocios aliados; si Kruw decide hacerlo en el futuro, se solicitará una autorización específica y separada para ese fin.

La operación del programa implica que los datos personales de los Titulares son también tratados por los siguientes proveedores, cuya infraestructura se encuentra fuera de Colombia: WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms, Inc.; Google y Amazon Web Services, Inc., todos ellos con procesamiento en Estados Unidos. El correo electrónico del programa se envía desde un servidor propio de Wiedii S.A.S., por lo que ese canal no implica, en principio, una transmisión a un tercero. El tratamiento por los proveedores mencionados constituye una transmisión y, en su caso, una transferencia internacional de datos personales, sujeta al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Capítulo 5 del Decreto 1074 de 2015. En consecuencia, la autorización que se solicite al Titular deberá informar expresamente que sus datos podrán salir de Colombia hacia los servidores de estos proveedores.

Vigencia

Las bases de datos del programa Continentals se conservarán durante el tiempo en que el Titular mantenga vinculación con el programa y, con posterioridad, durante los términos de prescripción de las acciones judiciales o administrativas derivadas de dicha relación, o mientras subsista un deber legal o contractual de conservación de la información.

Los plazos exactos de conservación por cada tipo de dato se definirán y documentarán más adelante; por ahora aplica el criterio general anterior.

Esta política de tratamiento de datos personales rige a partir del [fecha] y permanecerá vigente mientras el programa Continentals se encuentre activo, sin perjuicio de las modificaciones que Wiedii S.A.S. y Kruw S.A.S. puedan introducir. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares a través de la aplicación o del canal de contacto registrado, y la versión vigente estará siempre disponible para consulta dentro de la aplicación.